Specjalista / Specjalistka ds. wprowadzania zamówień

Twój zakres obowiązków

• Tworzenie i aktualizowanie zamówień klientów w systemie ERP;
• Weryfikacja zgodności pomiędzy zamówieniami zakupowymi, ofertami handlowymi, umowami oraz instrukcjami otrzymanymi od klientów;
• Sprawdzanie poprawności produktów, kodów SKU, ilości, cen, rabatów, warunków płatności oraz danych wysyłkowych;
• Zapewnienie kompletności wymaganej dokumentacji i uzyskania niezbędnych akceptacji przed przekazaniem zamówień do realizacji;
• Identyfikowanie brakujących informacji, niezgodności oraz potencjalnie zdublowanych zamówień;
• Monitorowanie i koordynowanie zamówień niekompletnych, wstrzymanych lub oczekujących na akceptację;
• Eskalowanie wyjątków dotyczących cen, limitów kredytowych, produktów lub rozliczeń do odpowiednich osób lub działów;
• Współpraca z zespołami sprzedaży i operacji w celu rozwiązywania problemów oraz zapobiegania opóźnieniom;
• Wsparcie w wyjaśnianiu rozbieżności pomiędzy zamówieniami, wysyłkami i fakturami;
• Prowadzenie przejrzystej dokumentacji dotyczącej zgłoszeń, zmian oraz udzielonych akceptacji;
• Przestrzeganie obowiązujących procedur, poziomów uprawnień i zasad kontroli wewnętrznej;
• Udział w inicjatywach mających na celu ciągłe doskonalenie procesów oraz dokumentowanie procedur związanych z wprowadzaniem i obsługą zamówień.

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy z systemami ERP; znajomość systemu NetSuite będzie dodatkowym atutem;
• Bardzo dobra znajomość programu Microsoft Excel, Outlook oraz pakietu Microsoft 365;
• Umiejętność zarządzania dużą liczbą transakcji oraz jednoczesnego realizowania wielu priorytetów;
• Wykształcenie średnie lub wyższe w zakresie administracji biznesowej, rachunkowości, zarządzania operacyjnego lub w pokrewnej dziedzinie;
• Od dwóch do pięciu lat doświadczenia w obszarze wprowadzania zamówień, administracji sprzedaży, obsługi klienta B2B lub wsparcia operacyjnego;
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne w mowie i piśmie.

Mile widziane

• Duża dbałość o szczegóły oraz wysoka dokładność wykonywanej pracy;
• Umiejętność szybkiego identyfikowania błędów, brakujących informacji i nieścisłości;
• Doskonałe umiejętności organizacyjne oraz zdolność skutecznego ustalania priorytetów;
• Umiejętność podejmowania trafnych decyzji w zakresie obsługi i eskalacji wyjątków oraz niestandardowych sytuacji;
• Zdolność do pracy zgodnie z obowiązującymi procedurami, politykami i mechanizmami kontrolnymi;
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne oraz zdolność efektywnej współpracy z różnymi działami organizacji;
• Orientacja na klienta oraz umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów;
• Umiejętność samodzielnej pracy w dynamicznym i szybko zmieniającym się środowisku.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie: Umowa o pracę w dynamicznie rozwijającej się, międzynarodowej firmie technologicznej.
• Atrakcyjne wynagrodzenie: Oparte na Twoim doświadczeniu i kwalifikacjach.
• Rozwój zawodowy: Możliwość uczestniczenia w szkoleniach i zdobywania nowych umiejętności technicznych oraz miękkich.
• Przyjazną atmosferę pracy: Współpraca z profesjonalnym i wspierającym zespołem, który ceni wymianę wiedzy i dobrą komunikację.
• Pakiet benefitów: Prywatna opieka medyczna, Ubezpieczenie na życie, Dofinansowanie do posiłków.

Benefity

• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie nauki języków
• dofinansowanie szkoleń i kursów
• ubezpieczenie na życie
• spotkania integracyjne
• brak dress code’u
• kawa / herbata
• parking dla pracowników

O nas

Otodata jest światowym liderem w zakresie rozwiązań telemetrycznych i systemów zdalnego monitoringu dla branż związanych z gazem propanowym, paliwami, środkami smarnymi, ogrzewaniem oraz energetyką.

Dzięki innowacyjnym technologiom i podejściu skoncentrowanemu na potrzebach klienta wspieramy firmy w optymalizacji procesów operacyjnych, podnoszeniu jakości obsługi oraz osiąganiu dalszego wzrostu i rozwoju.

Cenimy innowacyjność, zaangażowanie i otwartą komunikację. W Otodata znajdziesz nie tylko możliwość rozwoju zawodowego, ale także przyjazną atmosferę pracy i wsparcie ze strony doświadczonego zespołu.