Prosjektleder samlokasjon

Beskrivelse av oppdraget/bistanden

Helseplattformen AS eies av Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune, og skal innføre og forvalte den nye pasientjournalen «Helseplattformen» for helsetjenesten i hele Midt-Norge, det vil si helseforetak, kommuner, fastleger og private aktører. Målet er en mer sammenhengende helsetjeneste for pasienter og ansatte i hele regionen.

Se https://helseplattformen.no.

Hemit HF er Helse Midt-Norges teknologiforetak. Hemit HF utvikler, forvalter og drifter felles IKT-systemer for alle sykehus i Trøndelag og Møre og Romsdal.

Se: Hemit HF – IKT for liv og helse - Hemit HF

Om prosjektet
Hemit HF og Helseplattformen AS har inngått avtale om felles kontorlokaler i Trondheim for om lag 500 ansatte. Samlokaliseringen omfatter to organisasjoner og krever koordinering mellom flere interne og eksterne aktører. Prosjektet stiller derfor høye krav til helhetlig planlegging, tydelig ansvarsfordeling, effektiv beslutningsstøtte og systematisk oppfølging av fremdrift, økonomi, kvalitet og risiko.

Beskrivelse av oppdraget/bistanden

Oppdraget omfatter helhetlig prosjektledelse av samlokaliseringen av Hemit HF og Helseplattformen AS i nye felles lokaler i Travbanevegen. Prosjektleder skal planlegge, koordinere og følge opp nødvendige aktiviteter frem mot innflytting, sikre at kritiske avhengigheter og risikoer blir identifisert og håndtert, samt sørge for tydelig rapportering og god beslutningsstøtte gjennom hele prosjektperioden, som vil vare frem til 1.9.27. Det vil være varierende belastning i perioden, minimum 60% og opp til 100% i hektiske perioder.

Organisasjonene har vedtatt et nytt aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept. Prosjektleder skal bidra til å forankre konseptet i begge organisasjoner gjennom relevant involvering, kommunikasjon og oppfølging i prosjektperioden.

Status og tidslinje

Leieavtalen for kontorlokalene er signert. Prosjektet har gjennomført en optimaliseringsfase, der partene har avklart forhold som er nødvendige for at utleier kan starte bestillinger og planlagte arbeider.

Lokalene omfatter arealer i nybygg, gjenbrukte arealer og arealer som skal bygges om. Organisasjonene får tilgang til bygget 1. mai 2027 for egne installasjoner, med innflytting fra 1. juni 2027.

Oppgaver og ansvar:

Oppdraget varer frem til samlokaliseringen er gjennomført og nødvendige avslutningsaktiviteter er ferdigstilt. Prosjektleder skal sikre en kontrollert overgang til de nye lokalene og bidra til at åpne avvik, restanser og oppfølgingspunkter blir dokumentert og overført til ansvarlig linjeorganisasjon. 

• Følge opp at prosjektet gjennomføres i samsvar med inngått kontrakt og gjeldende kravspesifikasjon, og bidra til at avvik, endringsbehov og beslutningspunkter blir identifisert, dokumentert og håndtert.

• Utarbeide og vedlikeholde en helhetlig gjennomføringsplan og kvalitetssikre at nødvendige aktiviteter blir planlagt, koordinert og gjennomført innenfor avtalte frister.

• Lede og koordinere prosjektets arbeidsgrupper og rapportere status, fremdrift, økonomi, risiko, avvik og beslutningsbehov til felles styringsgruppe og ledelsen i begge organisasjoner. Arbeidsgruppene dekker utforming og bruk av arbeidsarealene, organisatoriske og menneskelige forhold knyttet til HR, arbeidsmiljø og kommunikasjon, samt tekniske og driftsmessige løsninger innen IT og drift.

• Kvalitetssikre sentrale planer, beslutningsgrunnlag, statusrapporter og øvrige styringsdokumenter før behandling i prosjektets besluttende organer.

• Følge opp avhengigheter, frister og beslutninger på tvers av arbeidsgrupper og organisasjoner, og eskalere forhold som kan påvirke fremdrift, kvalitet eller nødvendig forankring.

• Planlegge og legge til rette for relevant medvirkning fra ansatte og andre berørte interessenter, slik at behov blir kartlagt, vurdert og fulgt opp i utviklingen av funksjonelle og trivselsfremmende lokaler.

Krav til kompetanse og personlig egnethet:

• Ved vurdering av personlig egnethet vil det bli lagt vekt på at prosjektlederen arbeider strukturert og selvstendig, skaper tillit og gode samarbeidsrelasjoner på tvers av organisasjoner og fagmiljøer, og kommuniserer tydelig med ulike interessentgrupper. Prosjektlederen må være løsningsorientert og gjennomføringssterk, kunne håndtere motstridende interesser og krevende beslutningsprosesser på en konstruktiv måte, samt bevare helhetsoversikt og fremdrift i et komplekst prosjekt med mange avhengigheter. Det vil også bli lagt vekt på evne til å involvere, motivere og skape nødvendig forankring ved innføring av nye arbeidsformer.

• Prosjektlederen skal ha dokumentert erfaring som prosjektleder for komplekse flytte- eller organisasjonsutviklingsprosjekter med tilsvarende omfang og kompleksitet, og som gjerne involverer flere organisatoriske enheter og interessentgrupper.

• endringsledelse og organisasjonsutvikling i prosjekter som innebærer innføring og forankring av nye arbeidsplasskonsepter, endrede arbeidsformer eller nye arbeidsprosesser

• koordinering mellom flere organisatoriske enheter og berørte interessenter.

• Forståelse av relevante krav til arbeidsmiljø, HMS, universell utforming og fysisk arbeidsmiljø, samt erfaring med økonomistyring og budsjettoppfølging i prosjekter.

• Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsferdigheter på norsk, herunder evne til å formidle komplekse problemstillinger og beslutningsgrunnlag tydelig til ulike målgrupper.

• Erfaring med å planlegge og gjennomføre involverings- og forankringsprosesser, herunder fasilitering av arbeidsmøter, workshops og dialog med ledere, ansatte, tillitsvalgte og vernetjeneste.

• Tilbudet skal inneholde referanser fra relevante, sammenlignbare oppdrag. Referansene skal beskrive oppdra

• Krav til godkjenning som bemanningsforetak for virksomheter som ikke er produksjonsbedrift.

Oppstart og varighet: Fra 19.10.2026, eller tidligere hvis konsulent er tilgjengelig, til 01.09.2027.

Omfang: Oppdragsgiver ønsker en konsulent.  Det vil være varierende omfang i oppdragsperioden, minimum 60% og opp til 100% i hektiske perioder.

Opsjon: Mulighet for forlengelse frem til 01.12.2027

Arbeidssted: Trondheim. Oppdraget forutsetter fysisk tilstedeværelse i lokalene til hhv Hemit HF og Helseplattformen AS, samt i de nye felles lokalene i Travbanevegen. Omfanget av fysisk tilstedeværelse avtales nærmere med oppdragsgiver ut fra prosjektets behov. Det må påregnes ukentlig fysisk oppmøte, og oppdraget er derfor ikke egnet for kandidater som er avhengige av ukependling fra andre deler av landet. Det kan ikke faktureres for reise- og oppholdskostnader til eller fra det avtalte arbeidssted.

Søknadsfrist: 7. oktober 2026