Engineering Team & Business Support (m/w/d)

emagine GmbH ist eine europäische Technologie- und Managementberatung, die Unternehmen mit hochqualifizierter Expertise unterstützt. In Großinfrastrukturprojekten, u.a. in der Energie- und Netzindustrie sowie in der Bahnindustrie unterstützen wir seit 20 Jahren internationale Firmen bei der Implementierung innovativer und nachhaltiger Lösungen. Mit einem Netzwerk von über 6000 Experten in 13 Ländern bieten wir maßgeschneiderte Beratungsdienste für anspruchsvolle technische und organisatorische Projektumgebungen.

Wir suchen einen Engineering Support, der unsere Führungskräfte und Mitarbeitenden im Engineering-Bereich bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben unterstützt. In dieser Rolle sind fundierte Kenntnisse in der Administration sowie eine hohe Serviceorientierung erforderlich, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen und die Effizienz der täglichen Arbeitsabläufe zu fördern.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Übernahme administrativer, organisatorischer und kaufmännischer Aufgaben zur Unterstützung des Engineering Management Teams sowie des Engineering-Bereichs.

• Organisation und Betreuung von Besprechungen, Workshops, Schulungen, Dienstreisen sowie internen Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung.

• Koordination und Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeiter.

• Durchführung und Nachverfolgung administrativer Beschaffungs-, Bestell- und Rechnungsprozesse gemäß geltenden Vorgaben.

• Pflege kaufmännischer Informationen und Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit externen Dienstleistern.

• Mitarbeit bei Administration, Pflege und Weiterentwicklung von SharePoint-Strukturen.

• Verwaltung von Vorlagen und Organisationsinformationen sowie Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen.

• Zusammenstellung und Pflege von Projekt- und Organisationsdaten.

• Erstellung und Aufbereitung standardisierter Berichte und Managementunterlagen.

Wesentliche Anforderungen:

• Abgeschlossenes Studium in Business Administration, Projektmanagement oder kaufmännische Ausbildung.

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Administration, Projektunterstützung oder Business Support.

• Fundierte Kenntnisse in administrativen und organisatorischen Abläufen.

• Erfahrungen in der Unterstützung von Teams oder Projekten.

• Gute Kenntnisse von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen.

• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und Informationssystemen.

• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, SharePoint, und Excel.

• Hohe Service- und Unterstützungsorientierung.

• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise.

• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit.

Nice to Haves:

• Kenntnisse in Power BI und SAP.

• Good knowledge of English (B1 level).

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!